SmartArchive – sprytny system elektronicznego archiwizowania
SmartArchive to przejrzysty system elektronicznego archiwizowania dokumentów, stworzony w polskim oddziale Konica Minolta Business Solutions. Prosta w obsłudze aplikacja skutecznie pozwala zastąpić system szaf, pudeł i segregatorów. W efektywny sposób pomaga gromadzić, przechowywać i wyszukiwać dokumenty.
Każdy plik opisany jest według szablonu dokumentu, czyli zestawu pól, które trzeba wypełnić podczas dodawania go do archiwum. Szablony pozwalają na ujednolicenie opisów i struktury archiwum oraz dopasowanie jej do potrzeb firmy – np. każdą archiwizowaną fakturę pracownik musi opisać datą, numerem klienta, nazwą i kwotą. Dokumenty można wyszukiwać na podstawie nazwy lub informacji zawartych w polach szablonu.
SmartArchive, podczas dodawania plików, zarówno z urządzenia wielofunkcyjnego, jak i komputera, wykorzystuje technologię rozpoznawania znaków (OCR). Umożliwia to prowadzenie archiwum w postaci plików edytowalnych – Word, Excel i przeszukiwalnego PDF. Pozwala też przesłać edytowalny plik na skrzynkę e-mail lub do folderu sieciowego, jeżeli chcemy na nim pracować bez archiwizacji.
Kluczowe funkcje
- Określanie struktury archiwum
Struktura archiwum określona jest za pomocą szablonów dokumentów, dodawanych przez administratora lub kierownika działu. Szablon określa, jakimi informacjami musi być opisany dokument – np. numerem dokumentu, datą wpłynięcia czy nazwą kontrahenta. Pole szablonu może być nieobowiązkowe. Szablon jest też nośnikiem informacji o uprawnieniach – np. do szablonu „Umowa o pracę” i dokumentów dodanych przy jego użyciu, dostęp może mieć tylko Dział Kadr i Zarząd. Podobnie Dział Logistyki jako jedyny może mieć dostęp do dokumentów przewozowych. SmartArchive pozwala na synchronizację użytkowników z lokalną bazą danych lub Active Directory. - Dodawanie dokumentów do archiwum
Skanowane dokumenty opisywane są na panelu urządzenia wielofunkcyjnego. Wybór szablonu automatycznie definiuje pola, które trzeba wypełnić. Korzystając z panelu wybiera się również format pliku – Word, Excel, przeszukiwalny PDF lub TIFF. Dodawanie i opisywanie dokumentów z dysku komputera odbywa się poprzez panel dostępny przez przeglądarkę internetową. Dostępna jest opcja konwersji OCR dla plików graficznych i PDF. - Przeszukiwanie archiwum
Wyszukiwanie podstawowe umożliwia przeglądanie dokumentów według szablonów lub odnalezienie ich po fragmencie nazwy. Zaawansowany tryb pozwala na wyszukiwanie dokumentów według informacji podanych w polach szablonu – np. faktury z danego okresu lub od określonego kontrahenta. Skutecznie odszukany dokument możemy pobrać na dysk komputera. - Praca z dokumentem
Z poziomu panelu urządzenia wielofunkcyjnego, możemy również wybrać opcję „Pracuję z dokumentem”. Pozwala to za zeskanowanie arkuszy dokumentów i przesłanie ich na skrzynkę pocztową lub folder sieciowy w formacie Word, Excel lub przeszukiwalny PDF.
Korzyści
- Szybki i łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów – wyszukiwanie proste i zaawansowane
- Oszczędność czasu – archiwizacji, wyszukiwania i przepisywania dokumentów
- Bezpieczeństwo informacji – kontrola dostępu do dokumentów
- Oszczędność powierzchni biurowej – papierowe archiwum można przenieść w mniej uczęszczane miejsce
- Prostota obsługi – program jest intuicyjny i nie wymaga specjalistycznej wiedzy