dokoni CONTENT
Zapewniając środki kontroli treści przedsiębiorstwa oraz ułatwiając zarządzanie informacjami nieuporządkowanymi, dokoni CONTENT pozwala użytkownikom zarządzać treścią w znanym sobie środowisku w modułach Outlook i Desktop oraz w prosty sposób tworzyć i utrzymywać repozytoria firmy. Treść może być współdzielona, zarządzana, odtwarzana i dodawana poprzez interfejsy często stosowanych aplikacji. Użytkownicy mogą zarządzać treścią firmy pozostając przy znanych sobie aplikacjach. Takie skuteczne połączenie ułatwia współdzielenie informacji i współpracę oraz zwiększa wydajność procesów.
Moduły integrujące Outlook i Desktop w prosty sposób obrazują strukturę folderów i bibliotek SharePoint w interfejsach, które pozwalają na dostęp do nich i ich modyfikację. Użytkownicy oszczędzają czas poprzez znaczne ograniczenie potrzeby przełączania kontekstowego pomiędzy środowiskiem SharePoint a Outlookiem i Windows Desktop Explorer.
Moduł zarządzania treścią zwiększa funkcjonalność SharePoint umożliwiając użytkownikom tworzenie i zarządzanie repozytoriami firmy oraz dystrybucję treści elektronicznych w bezpiecznym i kontrolowanym środowisku. Rozwiązanie to skraca czasy reakcji, zwiększa ogólną wydajność i zapewnia zarządzanie na szczeblu korporacyjnym. Wszystkie te funkcje skutecznie obniżają koszty dostępu i zarządzania informacjami.
Kluczowe funkcje:
- Integracja Outlook i SharePoint – funkcja integracji Outlook pozwala użytkownikowi zintegrować, zarządzać, przechowywać oraz pobierać wiadomości i załączniki poprzez przeciąganie i upuszczanie treści do systemu wprowadzania SharePoint w programie Outlook.
- Zmniejszenie rozmiaru skrzynki odbiorczej – załączniki wiadomości mogą być przekazywane poprzez interfejs Outlook do repozytorium dokoni w SharePoint.
- Integracja Desktop z SharePoint – strony i repozytoria SharePoint widoczne są w folderze Windows Explorer. Repozytoria te są dostępne z dowolnej aplikacji biurowej, przez co dokumenty i inne treści można zapisać bezpośrednio w bibliotece SharePoint.
- Masowe wysyłanie do SharePoint – ta dodatkowa funkcja umożliwia równoczesne pobieranie i wysyłanie kilku dokumentów lub treści zawierających ich metadane i/lub właściwości. Użytkownicy oszczędzają czas, gdyż nie muszą już zajmować się każdym dokumentem osobno.
- Korzystanie z funkcjonalności SharePoint w Windows Explorer – wszystkie strony SharePoint wyświetlane są w postaci folderów Windows Explorer. Użytkownicy mogą pracować z folderami SharePoint na swoim komputerze i wykonywać na dokumentach operacje SharePoint, takie jak „check-in”, „check-out”, „pokaż wersje” i „edytuj właściwości”.
- Zarządzanie wiadomościami i kontrolowanie treści w Outlook – użytkownicy zyskują podgląd wszystkich dokumentów struktury wprowadzania SharePoint z interfejsu programu Outlook.
- Natychmiastowy dostęp do dokumentu zależnie od uprawnień.
- Automatyczne zarządzanie metadanymi – atrybuty wiadomości, takie jak temat, nadawca, odbiorca itp., a także inne metadane lub właściwości są automatycznie przechwytywane podczas przechowywania w repozytorium treści SharePoint, bez potrzeby ręcznej interwencji.
- Zarządzanie wersją oraz operacje „check-in/check-out” na dokumentach – dzięki funkcji automatycznego zarządzania wersją użytkownik może edytować dokument bez zastępowania poprzedniej wersji.
- Lepsza funkcjonalność poprzez dodatkowe wstążki w interfejsie SharePoint.
- Szablony folderów – istnieje możliwość zdefiniowania szablonów struktur folderów zgodnie z główną taksonomią wprowadzania danych w firmie.
- Dynamiczny plan wprowadzania – plany te mogą tworzyć administratorzy oraz użytkownicy biznesowi na podstawie metadanych.
- Wyszukiwanie specjalistyczne, zapisane wyniki wyszukiwania i ulubione.
- Publikacje offline – większą część repozytorium można opublikować w celu przeglądania offline i z urządzeń mobilnych w czasie, gdy sieć firmowa jest niedostępna.
- Bezpieczeństwo na poziomie dokumentów – dostępne są rozbudowane filtry i opcje ograniczające dostęp do niektórych dokumentów lub folderów, zapewniające określony poziom bezpieczeństwa dokumentów oraz to, że użytkownik może aktualizować tylko te dokumenty i treści, które może edytować i do których ma wgląd.
- Ścieżki kontrolne i archiwizacja „zapisów historii” – umożliwia to użytkownikom archiwizowanie folderów wraz z plikami kontroli dziennika dla zapewnienia pełnego nadzoru.
